Cependant, ce confort et cette exclusivité peuvent vite devenir coûteux. Heureusement, il existe plusieurs astuces pour réserver un bar sans dépenser une fortune. Voici cinq conseils pour organiser une soirée mémorable sans dépasser votre budget.
Choisissez le bon créneau horaire
La date et l’horaire de votre événement jouent un rôle majeur dans le tarif de la privatisation. Les soirées du vendredi et du samedi soir, créneaux de forte affluence, sont bien souvent les plus onéreuses. Pour réduire la facture, envisagez plutôt d’organiser votre soirée un jour en semaine, comme le jeudi, ou même le dimanche si le bar est ouvert. En effet, de nombreux bars sont moins fréquentés durant ces soirées et seront plus enclins à offrir des tarifs réduits pour compenser un jour calme.
En outre, pour une réduction supplémentaire, envisagez des horaires en début de soirée, par exemple entre 18h et 21h, avant le pic de fréquentation. Certains bars proposent même des tarifs « happy hours » prolongés pour des événements de groupe. Vous profiterez ainsi d’un moment festif tout en bénéficiant de tarifs avantageux sur les boissons, ce qui peut représenter une économie substantielle.
Optez pour une privatisation partielle
Privatiser tout un bar peut être coûteux, surtout si l’établissement est de taille importante. Une alternative intéressante consiste à opter pour une privatisation partielle, c’est-à-dire réserver un espace ou une salle spécifique au sein du bar. Beaucoup d’établissements offrent des options de semi-privatisation qui permettent de profiter d’un coin réservé pour vous et vos invités, tout en restant dans l’ambiance du bar sans devoir en assumer la totalité des coûts.
En plus d’être plus abordable, cette solution est souvent plus conviviale, car elle permet de ressentir l’atmosphère dynamique de l’établissement tout en ayant son propre espace. Certains bars proposent même des salles séparées pour les groupes, avec la possibilité d’installer des équipements comme des vidéoprojecteurs ou des systèmes de sonorisation, parfaits pour des animations ou des discours. C’est donc une option économique qui ne sacrifie ni la qualité ni le confort de l’événement.
Négociez un minimum de consommation
Une astuce efficace pour réduire les coûts de privatisation est de négocier avec le bar un minimum de consommation au lieu de payer des frais fixes de réservation. Plutôt que de facturer un montant pour la location de l’espace, le bar établit un montant minimum à dépenser en boissons et/ou nourriture pendant la soirée. Tant que vous atteignez ce minimum, vous n’aurez pas de frais supplémentaires pour la privatisation.
Ce type d’arrangement peut être particulièrement avantageux si vous avez une liste d’invités importante, car il est probable que la consommation cumulée permette d’atteindre facilement le minimum requis. De plus, en fonction de l’événement, vous pouvez proposer à vos invités une formule incluant quelques boissons ou des snacks pour un prix fixe, ce qui vous aide à atteindre plus rapidement ce montant. Par ailleurs, les bars préfèrent souvent ce type de formule qui leur garantit un chiffre d’affaires minimum, ce qui facilite la négociation des tarifs.
Limitez la carte des boissons
Pour maîtriser le budget de consommation, une astuce consiste à limiter le choix des boissons disponibles pendant l’événement. En effet, les cocktails et alcools premium sont souvent bien plus coûteux que des boissons classiques comme la bière, le vin ou les softs. Discutez avec le bar pour établir une carte des boissons restreinte et privilégier des options abordables.
Une solution courante est de proposer une sélection de bières et de vins, agrémentée de quelques cocktails maison, généralement moins onéreux que des cocktails plus complexes. En limitant la carte, vous évitez les surprises au moment de l’addition et cela simplifie également le service, ce qui est habituellement apprécié par le personnel du bar. Si vous tenez à inclure des cocktails, certains bars peuvent proposer une offre spéciale sur un cocktail phare de la soirée, à prix réduit.
Réservez en avance et soyez flexibles
La planification à l’avance est l’un des moyens les plus sûrs de réduire les coûts de privatisation. Réserver votre bar plusieurs semaines, voire quelques mois en amont, vous permet non seulement de bénéficier des meilleures disponibilités mais aussi d'obtenir des tarifs plus avantageux. Les bars qui peuvent prévoir leur fréquentation à l'avance sont souvent plus disposés à négocier des prix attractifs, d’autant plus si votre événement est en dehors des périodes de forte demande.
La flexibilité est également une grande alliée pour obtenir des tarifs compétitifs. Si vous êtes prêt à vous adapter aux disponibilités de l’établissement, certains bars peuvent offrir des réductions pour remplir des créneaux moins populaires. Par exemple, organiser votre événement en milieu de mois plutôt que pendant les périodes de fête (fin de mois, vacances, etc.) peut significativement alléger la facture. Être flexible sur l’heure de fin de soirée peut par ailleurs être un plus pour le bar et donc pour la négociation des tarifs.
Privatiser un bar sans dépasser son budget est tout à fait possible, à condition de faire preuve de flexibilité, de planification et de créativité. En ajustant le choix du jour et de l’heure, en optant pour une privatisation partielle, en négociant un minimum de consommations, en limitant la carte des boissons et en anticipant la réservation, vous pouvez organiser une soirée mémorable dans le cadre intime d’un bar, sans sacrifier votre portefeuille.
Ces astuces vous permettront non seulement de créer une ambiance festive et conviviale mais aussi de bénéficier d'une expérience de privatisation adaptée à vos moyens. Que ce soit pour un anniversaire, une soirée entre amis ou un événement d’entreprise, privatiser un bar peut s’avérer être une solution flexible et accessible, parfaite pour ceux qui veulent vivre une soirée inoubliable sans exploser leur budget.
